Zeiterfassung Allgemein

Hier können folgende - globalen - Einstellungen gesetzt werden:

•Kernzeit:
Die Kernzeit ist ein farblich markierter Bereich im Kalenderblatt (Zeiterfassung), der bei der Orientierung behilflich sein soll. Die Kernzeit hat keinen Einfluss auf Plausibilitätsprüfungen. Kernzeiten werden nur an Arbeitstagen dargestellt. An Wochenenden und Feiertagen wird keine Kernzeit dargestellt

Automatischer Abschluss der Zeiterfassung je nach Stellung durch Einstellung eine spezifischen Werktags für jeden Mitarbeiter, der bestimmt, wann die Zeiterfassung des Vormonats abgeschlossen wird.:

Hintergrundprozesse:

Automatischer Abschluss

•Zeitpunkt: Täglich um 3:30 Uhr wird ein Job ausgeführt, der die Zeiterfassung automatisch abschließt.

•Kriterien für den Abschluss:

•Aktueller Tag ≥ festgelegter Werktag: Das Abschlussdatum wird auf den letzten Tag des Vormonats gesetzt.

• Aktueller Tag < festgelegter Werktag: Das Abschlussdatum wird auf den letzten Tag des Vor-Vormonats gesetzt.

Bedingungen für den Abschluss

•Tägliche Überprüfung: der Abschluss wird täglich durchgeführt, wenn die Einstellung aktiv ist.

•Überprüfung des Abschlussdatums: wenn das Abschlussdatum eines Mitarbeiters bereits größer als das automatisch gesetzte Datum ist, wird dieser Mitarbeiter für den aktuellen Abschluss ignoriert.

•Überprüfung des Arbeitszeitmodells: es werden nur die Mitarbeiter berücksichtigt, die im gesamten Abschlussmonat (vom ersten bis zum letzten Tag des Monats) mindestens ein gültiges Arbeitszeitmodell haben. Zudem wird das Eintritts- und Austrittsdatum berücksichtigt.

Durch die Automatisierung dieser Funktion wird die administrative Last verringert und ein konsistenter Abschluss der Zeiterfassung gewährleistet.

•Bericht automatisch an HR senden
Fehlermeldungen und Warnungen werden in einer Excel-Datei zum automatischen Abschluss an die definierte HR-Mail-Adresse versandt.
Pro Unternehmen in der Mitarbeiteransicht wird ein Tabellenblatt erzeugt.

Automatische E-Mail-Erinnerung für die Zeiterfassung

•Alle Mitarbeiter die die hier definierbare Anzahl von Tagen in Verzug sind, werden automatisch per Email informiert.

Es kann festgelegt werden,  wann die Zeiterfassung automatisch abgeschlossen werden soll, um eigene Regeln zu definieren.

Der Administrator kann  Einstellung für das automatische Abschließen der Zeiterfassung vornehmen; für die  Mitarbeiterpositionen "Angestellter", "Leitender Angestellter" und "Freier Mitarbeiter / Extern" können spezifische Abschussintervalle hinterlegt werden:

•Zum Monatsende
Hierbei wird eingestellt, wann der Abschluss des Vormonats erfolgen soll. Im Beispiel wird für "Angestellte" am 4. Werktag des Folgemonats der vorherige                Monat abgeschlossen.

•Zum Wochenende
Hierbei wird eingestellt, bis zu welchem Wochentag der Vorwoche abgeschlossen werden soll. Im Beispiel wird für "Leitende Angestellte" die Zeiterfassung bis        zum Samstag der Vorwoche abgeschlossen. Der wöchentliche Abschluss wird immer Montag früh gegen 03:00 AM ausgeführt.

•Täglich
Hierbei wird täglich abgeschlossen. Im Beispiel wird für "Freie Mitarbeiter" immer ein Werktag in der Vergangenheit abgeschlossen, also z.B. Dienstags wird                der Montag abgeschlossen.