Belegarten und Pauschalen

In der Reisekostenklasse werden die unterschiedlichen nationalen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sowie geltend zu machende Abzüge auf Basis der jeweils gültigen steuerlichen Bestimmungen festgelegt. Daraus resultieren auch unterschiedliche Sätze je nach Dauer der Reise.

Weiter können für die Reisekostenabrechnung verfügbare Belegarten mit einer Einzelpreisangabe pro Mengeneinheit hinterlegt werden, z.B. 0,30 € pro gefahrenen Kilometer bei Dienstfahrten mit dem eigenen  PKW.

Import der Pauschalen aus Excel:

Über die Schaltfläche "+“ kann eine im Biquanda-Setup bzw. -Update mitgelieferte Excel-Liste mit den aktuell für Deutschland gültigen bzw. steuerlich anerkannten Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen zur Verfügung stellt, übernommen werden.

Die Excel-Liste muss auf dem Biquanda-Server in einem speziellen Verzeichnis liegen.

Im Register Allgemein legen Sie die die Bezeichnung der Reisekostenklasse fest. Ferner kann die Definition von aktiv auf inaktiv geschaltet werden.

Tabelle Verpflegungspauschalen

In der Tabelle Verpflegungspauschalen werden die Pauschalen pro Land und Abwesenheit definiert. Die Definition kann manuelle durch Eingabe der notwendigen Informationen oder durch Import einer speziellen Excel-Datei erfolgen. Das Format der Excel-Datei ist fest vorgegeben.

Tabelle Übernachtungspauschalen

In der Tabelle Übernachtungspauschalen werden die Pauschalen pro Land definiert. Die Definition kann manuelle durch Eingabe der notwendigen Informationen oder durch Import einer speziellen Excel-Datei erfolgen. Das Format der Excel-Datei ist fest vorgegeben.

Tabelle Abzugsarten für Verpflegungspauschalen

In der Tabelle Abzugsarten für Verpflegungspauschalen werden die Abzüge pro Land definiert. Voraussetzung ist die Definition der entsprechenden Abzugsarten. Die Definition kann manuelle durch Eingabe der notwendigen Informationen oder durch Import einer speziellen Excel-Datei erfolgen. Das Format der Excel-Datei ist fest vorgegeben.

Tabelle Doppelte Spesen

In der Tabelle Doppelte Spesen können pro Land und Abwesenheit zusätzliche Pauschalen erzeugt werden. Damit die Funktion „Doppelte Spesen genutzt werden kann, müssen die betreffenden Belegarten der Reisekostenklassen zugeordnet werden (Tabelle „Verfügbare Belegarten“.

Bei der Berechnung der normalen Verpflegungspauschalen werden dann auch die doppelten Spesen berechnet.

Doppelte Spesen haben keinen Einfluss auf das Reisekostenkonto der Mitarbeiter und werden bei der SEPA-Schnittstelle nicht berücksichtigt.

Doppelte Spesen werden in einem separaten Bericht dargestellt.

Doppelte Spesen können über die Schnittstelle „Personalbuchhaltung“ ausgegeben werden

Die Freischaltung erfolgt im Modul Reisekostenabrechnung.

Dazu ist die Berechtigung  Mitarbeiter: Reisekosten auswerten erforderlich

Tabelle Verfügbare Belegarten

In der Tabelle Verfügbare Belegarten, werden die in definierten Belegarten der Reisekostenklasse zugeordnet. Bei den Belegarten zu Fahrten wird der zu erstattende Kilometersatz hinterlegt.

Belegarten

Achtung: werden Pauschalen oder Abzugsarten manuell angelegt kann immer nur ein Land aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Neue Länder ergeben sich durch einen Excel-Import der Pauschalen.

Achtung: bitte haben Sie Verständnis dafür, dass VESCON für die Richtigkeit der gelieferten Pauschalen in Excel keine Gewähr übernehmen kann!