Ansicht Projekte

Projekte werden in einer Baumstruktur analog zu den üblichen Ordner- / Unterordner- bzw. Ver-zeichnis- / Unterverzeichnis-Strukturen verwaltet. Damit kann die Projektstruktur eines Unterneh-mens (Gruppierungen, Projekte, Teilprojekte / Tätigkeitsgruppen und Tätigkeiten) abgebildet und jedem Mitarbeiter entsprechende Berechtigungen in dieser Struktur zugeordnet werden. Weiter können Sonderprojekte wie z.B. Fehlzeiten durch Krankheit, Urlaub, Reisezeiten etc. definiert werden.

Gruppierung	Wie in der Mitarbeiterstruktur können die Elemente in der Projektstruktur durch Gruppierungen zusammengefasst und hierarchisch angeordnet werden. Folgende Typen von Elementen stehen zur Verfügung:
Projekt	Das Projekt entspricht einem Kostenträger in der Buchhaltung. Es kann durch Tätigkeiten und Tätigkeitsgruppen beliebig strukturiert werden. Die Projektnummern entsprechen den Nummern der Kostenträger.
Tätigkeitsgruppe	Um einen Projektstrukturplan in der Projektverwaltung abzubilden, ist die Gliederung eines Projektes in beliebiger Tiefe erforderlich. Dies wird mit dem Elementtyp Tätigkeitsgruppe möglich, der unterhalb eines Projektes eingefügt werden kann. Eine Tätigkeitsgruppe enthält weitere Tätigkeitsgruppen oder Tätigkeiten.
Tätigkeit	Eine Tätigkeit wird unterhalb eines Projektes angelegt. In der Zeiterfassung werden Leistungen Tätigkeiten zugeordnet. Damit erfolgt automatisch auch die Zuordnung zu einem Projekt. Tätigkeiten übernehmen Kurzzeichen und Projektnummer des übergeordneten Projektes.
Sonderprojekt	Für Leistungen, die im allgemeinen Sprachgebrauch nicht als solche bezeichnet werden (z.B. Urlaub), steht der Elementtyp Sonderprojekt zur Verfügung. Vier Sonderprojekte sind vordefiniert : Urlaub Sonderurlaub Zeitausgleich Krankheit Diese systemdefinierten Sonderprojekte werden in speziellen Auswertungen berücksichtigt, wie „Status Urlaub“ oder „Status Mitarbeiterstunden“. Um diese Auswertungen effektiv nutzen zu können, sollten Sie die entsprechenden Zeiten auf diese Sonderprojekte buchen. Die systemdefinierten Sonderprojekte können nicht gelöscht werden. Darüber hinaus kann der Administrator weitere Sonderprojekte anlegen.
Sachgemeinkosten	In einem Element vom Typ Sachgemeinkosten können die für die Projektkostenermittlung erforderlichen Gemeinkostenaufschläge definiert werden. Die im Register „Eigenschaften“ angelegte Liste wird bei der Erstellung einer Lieferantenrechnung in der Positionsliste bei allen Projekten zur Auswahl angeboten, die sich in der Projektstruktur auf gleicher Ebene befinden. Wenn in einer untergeordneten Ebene ein weiteres Sachgemeinkostenelement angelegt wird, sind in dieser Ebene nur die in dieser Ebene definierten Sachgemeinkostenaufschläge verfügbar.

Achtung: Durch die Verknüpfungen von Mitarbeitern, Elementen und Strukturen sowie Planungen und Auswertungen in den Modulen Mitarbeiter- und Projektplanung, Controlling und Leistungsabrechnung können Gruppierungen, Projekte, Tätigkeitsgruppen und Tätigkeiten nicht ohne Weiteres geändert oder gelöscht werden. Elemente können nur dann gelöscht werden, wenn sie noch nicht zugeordnet wurden - in der Regel also unmittelbar nach dem Anlegen

Achtung: Auch Anwender mit allen Berechtigungen können keine Gruppierungen, Projekte, Tätigkeitsgruppen und Tätigkeiten löschen, sobald auf diese gebucht und Produktivdaten erfasst wurden - nur der Administrator. Achtung! Derartige Eingriffe in die Datenstrukturen sind hochsensibel, zum Teil irreversibel und gefährden die Konsistenz der Daten!

Beim inaktiv Setzen eines Projektelements (Projekt, Tätigkeitsgruppe und Tätigkeit) können zukünftige Zeiterfassungs- und Kapazitätsplanungseinträge angepasst werden. Dafür wird eine Abfrage beim Speichern eines neu inaktiven Projektelements angezeigt.

Bei Bestätigung werden die zukünftigen Zeiterfassungseinträge gelöscht und die Kapazitätsplanungseinträge auf den heutigen Tag beendet.