Register Definition
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In diesem Fenster werden weitere Informationen über den Anwender erfasst bzw. angezeigt:
•Bereich Allgemein: - Die Zeiterfassung darf maximal bis zum Austrittsdatum abgeschlossen sein. - Beim Austritt wird nach dem Austrittsdatum alles an Zeiterfassungseinträgen gelöscht. - Alle Anträge nach dem Austrittsdatum werden gelöscht. Achtung! Der Austritt kann wieder rückgängig gemacht werden, die Anträge und Zeiterfassungseinträge bleiben aber gelöscht.
 Antraege_bei_Austritt
•Bereich Mitarbeiterkonten bei Eintritt: •Bereich zeitraumbezogene Definitionen:
Um schnell und flexibel die Mitarbeiterkonten anpassen zu können, können hier die Konten geändert werden. Voraussetzungen dafür sind: •die Mitarbeiterberechtigung "Weitere Eigenschaften ändern" •die Lizenzierung mit Modul Personalwesen
Zur Änderung gehen Sie wie folgt vor:
•Auswahl des Kontos (Urlaub, Stunden, Reisekosten), das geändert werden soll •Auswahl des Datums, zu dem die Änderung gelten soll (ReadOnly-Ausgabe IST-Kontostand nach Auswahl des Datums) •Eingabe des Wertes des Zielkontostandes (plus/minus-Werte, zwei Nachkommastellen) (ReadOnly-Ausgabe Differenz zwischen IST-Kontostand und Zielkontostand) •Eingabe einer Bemerkung (Pflichtfeld) Achtung! Eingetragene Werte werden in den Verlauf Berichten mit Bemerkung ausgegeben. Die Anpassungen der Mitarbeiterkonten kann auch für undefinierte Zeiträume durchgeführt werden.
Mitarbeiterkonten einfrieren, damit Änderungen keine Auswirkungen auf die Konten haben und alte Anträge und Daten gelöscht werden können:
•In der Mitarbeiteransicht können Mitarbeiterkonten eingefroren werden. •Erforderliche Rechte am Mitarbeiter: "Weitere Eigenschaften ändern". •Wenn ein Konto eingefroren wurde, wird der Kontostand zu diesem Datum festgesetzt und kann nicht mehr verändert werden - das heißt konkret:
Für alle Konten: •Das Eintrittsdatum des Mitarbeiters wird schreibgeschützt •Kontoanpassungen sind nicht mehr möglich im eingefrorenen Zeitraum für das entsprechende Konto (Mitarbeiter -> Tab Definition) •Es kann immer nur zum Jahresende des vollen Jahres (31.12) eingefroren werden, wenn frühestens zum Anfang des zweiten Quartals (ab 1.April). •Bei der Selektion mehrerer Mitarbeiter werden die Mitarbeiter ignoriert, die zum gewählten Datum bereits eingefroren sind. Dabei können Mitarbeiter unter mit jedem Status eingefroren werden(auch archivierte, gewechselte, inaktive). •Anträge mit dem Status "Planung", die das entsprechende Konto betreffen, werden gelöscht, •Bei vorhanden Anträgen die weder in "Plannung" noch "Abgeschlossen" sind, kann nicht eingefroren werden.
Für das Überstundenkonto: Die Zeiterfassung ist für Mitarbeiterkonten im eingefrorenen Zeitraum nicht bearbeitbar - ebenso sind keine Anträge möglich für: •Zeitausgleich •Auszahlung Überstunden •Urlaub •Sonderurlaub •Antrag Erhöhung Arbeitszeit
Für das Urlaubskonto: In der Zeiterfassung kann für Mitarbeiterkonten im eingefrorenen Zeitraum kein Urlaub eintragen werden - ebenso sind keine Anträge möglich für •Auszahlung Urlaub •Urlaub •Sonderurlaub
Für das Reisekostenkonto: Es sind keine Anträge möglich für: •Reise •Reisekostenvorschuss •Reisekostenabrechnung
Liegt das Austrittsdatum eines Mitarbeiters in der Vergangenheit, wird er automatisch auf "ausgeschieden" gesetzt", um die Stammdaten aktuell zu halten.
Biquanda prüft automatisch einmal täglich alle aktiven Mitarbeiter auf ein überschrittenes Austrittsdatum und setzt sie bei Überschreitung auf "Ausgeschieden". Diese Prüfung ist aktiv, wenn in der Administrationsansicht -> Konfiguration -> E-Mail-Adressen eine Adresse für HR/Personal hinterlegt wurde. Im Anschluss an die Prüfung wird an diese Mail-Adresse zudem eine Zusammenfassung gesendet. Voraussetzung für den Mail-Versand ist zusätzlich zur hinterlegten HR/Personal-E-Mail-Adresse die korrekte Konfiguration des E-Mail-Systems in Biquanda. Cloud-Kunden können einfach die Biquanda-Cloud-Mail-Einstellung verwenden.
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