XRechnung und ZUGFeRD

Grundlagen XRechnungen
Am 27.11.2020 trat der letzte Teil der E-Rechnungsverordnung in Kraft,damit Lieferanten der öffentlichen Verwaltung Rechnungen im Format XRechnung verwenden. Die standardisiertes Rechnung spart Kosten, weil sie maschinell lesbar ist, minimiert das Fehlerrisiko bei der Übertragung und Weiterverarbeitung und ist im Gegensatz zum Papierversand per Post sofort beim Empfänger. Daher beschloss die EU, die E-Rechnung als standardisiertes Format in allen öffentlichen Verwaltungen der EU zu verordnen.

XRechnungsformat
Die XRechnung ist eine Rechnung, die maschinell einlesbar ist. Sie wird nicht wie bisher üblich als PDF erstellt, sondern im XML-Format. In dieser XML-Datei ist die Rechnung in einem Code eingebettet. Jeder Rechnungsposten und alle Rechnungsdetails (siehe Datenfelder XRechnung ) sind dort in einem Standard festgelegt, sodass jede Rechnung  im Zielsystem einlesbar ist.

XRechnung-XML-Datei

Wichtiger Bestandteil der XRechnung ist die Leitweg-ID, diese ist vergleichbar mit einer Kundennummer. Die Leitweg-ID beschreibt in welche Behörde, aus welchem Bundesland, in welche Abteilung die Rechnung maschinell verschickt wird. Die Leitweg-ID wird in der betreffenden Gesellschaft hinterlegt (Feld "Käuferreferenz")

Weiterführende Informationen: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format.

Alle in einer Ausgangsrechnung als Rechnungsanhang definierte Dokumente (PDF), werden in der ZUGFeRD-Rechnung berücksichtigt. Um eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen zu können, muss mindestens ein PDF-Dokument vorhanden sein.